Che ci piaccia o no, leggere e rispondere alle email è un’attività chiave se stiamo cercando un lavoro.
Con l’avvento delle nuove tecnologie e dei nuovi device possiamo scrivere e controllare le e-mail mentre guardiamo la tv, mentre siamo in bagno, durante i pasti e (non fatelo!) persino durante la guida.
Nonostante ciò, o forse proprio a causa di questa flessibilità di utilizzo, molti non sanno ancora come utilizzare le email in modo appropriato.
Ve lo dice qualcuno che, ogni giorno, legge tonnellate di e-mail di persone in cerca di un’occupazione.
Non dimenticate che un messaggio di posta elettronica è il vostro biglietto da visita … potete dunque capire l’importanza che questo sia scritto in modo adeguato!
Ecco le regole della mail perfetta:
1. Scrivi un oggetto chiaro e diretto:
Le persone spesso decidono se aprire un’email in base all’oggetto, sarebbe dunque conveniente sceglierne uno che consenta ai lettori di individuare in maniera semplice e chiara il tema della comunicazione.
Esempi di una buona frase nell’oggetto includono “Curriculum Vitae di Nome Cognome”, “Candidatura per la posizione di …” o “Richiesta di appuntamento”, ecc.
2. Usa un indirizzo e-mail professionale:
Se si utilizza il proprio indirizzo e-mail personale per corrispondenze relative al lavoro, bisognerebbe fare attenzione quando si sceglie quell’indirizzo.
Innanzitutto, l’indirizzo e-mail dovrebbe contenere il tuo nome in modo che il destinatario sappia esattamente chi sta inviando l’email. Non usare mai indirizzi email non sono adatti per essere usati sul posto di lavoro, come “diavoletta@ …” o “tigre @ …”.
Decisamente poco professionale!
3. Attenzione al destinatario della mail:
Nessuno vuole leggere email inviate a 20 aziende o agenzie diverse.
Il datore di lavoro potrebbe sentirsi “sminuito” e pensare che non siate realmente interessati a lavorare per lui, bensì che per voi “un posto vale l’altro”.
Cercate sempre di personalizzare la vostra richiesta cosi da dargli la giusta importanza e fare in modo che questo venga percepito anche dal recruiter.
Se proprio volete farlo, utilizzate l’opzione CCN (copia conoscenza nascosta), cosi che gli altri destinatari non risultino visibili.
4. Includi un blocco firma:
Fornisci al tuo lettore alcune informazioni su di te.
In generale, ciò dovrebbe indicare:
- il tuo nome completo
- il tuo titolo professionale
- le tue informazioni di contatto, incluso un numero di telefono.
5. Usa formule di saluto professionali:
Non usate espressioni troppo colloquiali come “Buondì”, “Ehi!” o “Ciao”, a meno che non conosciate bene il destinatario.
Si tratta infatti di saluti troppo informali, meglio un “Buongiorno Signor/a …” o “Egregio/Gentile Dottor/essa …”
6. OK all’entusiasmo… ma senza esagerare:
In generale, un datore di lavoro o un recruiter apprezza ricevere e-mail che lascino trasparire eccitazione e passione per il proprio lavoro o per la posizione per cui ci si candida. Sapere che vi piace l’azienda per cui vi state proponendo è sicuramente positivo, ma attenti a non rendere la vostra mail troppo emotiva o immatura!
Attenzione, dunque, a non esagerare con punti esclamativi o Emoticons. Fate in modo che il testo risulti appassionato, ma pur sempre sobrio.
7. Controlla di aver selezionato il destinatario corretto:
Prestate molta attenzione quando digitate il nome del destinatario della vostra email.
È facile incappare in figuracce o situazioni imbarazzanti, se non addirittura dannose per voi e per la persona che riceve l’email per errore.
8. Controlla gli errori:
Certo, un errore può scappare a chiunque, ma ricordatevi che stiamo parlando del vostro biglietto da visita, dunque fate il possibile per evitarli!
Il destinatario, infatti, potrebbe giudicarvi per averli fatti: potrebbe pensare che siano errori dovuti ad una vera e propria non conoscenza appropriata della lingua o pensare che abbiate scritto di fretta e, dunque, con poco interesse.
Leggete e rileggete la email, preferibilmente ad alta voce, prima di inviarla. Un trucco che funziona è leggerla, parola per parola, al contrario! Così facendo riuscirete a concentrarvi meglio su ogni singolo termine.
Un altro consiglio è quello di scrivere prima la mail e rileggila e poi inserire l’indirizzo del destinatario: non correrete il rischio di inviare un’email per errore prima di aver finito di scrivere ricontrollare il messaggio.
9. Scrivete una buona lettera di presentazione e… ricordatevi di allegare l’allegato:
Una buona lettera di presentazione può aiutarvi a convincere il recruiter o responsabile delle selezioni a dare un’occhiata al vostro curriculum.
Non siate prolissi, cercate di scrivere in modo conciso ed efficace e di presentare voi stessi in modo convincente.
Scrivete chi siete, cosa cercate e perché ci tenete a candidarvi alla posizione in oggetto. Fate sapere al datore di lavoro quanto vi piace la loro realtà, ma senza esagerare con le sviolinate!
10. Usa font e colori classici:
Vi sveliamo un segreto: Comic Sans non va bene per la corrispondenza lavorativa.
In genere, è meglio utilizzare font di facile lettura come Arial, Calibri o Times New Roman.
Per quanto riguarda il colore, vige la regola “all black everything”: il nero è la scelta più sicura.
In generale, mantenete caratteri, colori e dimensioni classici, così da far trasparire professionalità e da non distogliere l’attenzione dal contenuto.
Basta poco per essere notati!
Insomma, scrivere una mail perfetta non è un gioco da ragazzi, gli accorgimenti a cui bisogna prestare attenzione sono molti, ma seguendo questi consigli vi assicuriamo che avrete più possibilità di catturare l’attenzione di chi dovrà visualizzare il vostro curriculum!
Se questo avverrà, ci sarà la possibilità che veniate convocati a colloquio dal responsabile della selezione, anche in questo caso potete seguire i nostri consigli, applicando le regole del nostro manuale per non fare scena muta a colloquio .
La comunicazione parte non dalla bocca che parla ma dall’orecchio che ascolta.