Qualche settimana fa abbiamo scritto un articolo per parlarvi del telelavoro, dandovi qualche consiglio pratico per poterlo svolgere al meglio. Si trattava di suggerimenti rivolti in particolar modo al lavoratore per aiutarlo a gestire al meglio il tempo e lo spazio domestico.
Questa volta vogliamo rivolgerci ai datori di lavoro. Abbiamo seguito un corso online per apprendere tutto ciò che di importante serve sapere sul telelavoro, dal punto di vista legale e assicurativo per agevolare e accompagnare le piccole aziende nello svolgimento di tale pratica.
Nell’articolo che segue dunque, scoprirete cos’è il telelavoro, quali sono le sue basi legali, le nozioni sulla sua regolamentazione e tassazione e molto altro.
Speriamo che vi sia utile per poterlo implementare al meglio o per iniziare ad adottarlo qualora non lo aveste ancora fatto.
COS’È IL TELELAVORO?
Per «telelavoro» o «home office» o «smart working» s’intendono soprattutto le attività che il lavoratore, in parte o interamente e in modo abituale o saltuario, svolge a casa propria.
IL TELELAVORO È UN DIRITTO?
Il telelavoro è da concordare (anche per atti concludenti) tra lavoratore e datore di lavoro.
Il telelavoro non è un diritto ad eccezione di casi obbligo di assistenza del datore di lavoro ex art. 328 CO ad esempio per una madre che deve curare il figlio gravemente malato.
Il datore di lavoro non può obbligare al telelavoro ad eccezione di casi di forza maggiore come la situazione attuale di pandemia da coronavirus.
Quindi possiamo parlare di telelavoro se:
- il lavoro è svolto al di fuori dei locali / struttura dell’azienda
- la postazione di lavoro è collegata tramite mezzi di comunicazione elettronici
- di regola il lavoratore ha una postazione presso l’ufficio, la filiale o la sede del datore di lavoro
IL TELELAVORO ≠ DAL LAVORO A DOMICILIO
Il punto 3 è fondamentale perché nel caso in cui venisse a mancare la postazione presso il datore di lavoro non si tratterebbe più di telelavoro ma di lavoro a domicilio, le due cose sono ben distinte.
Il lavoro a domicilio è il lavoro artigianale e industriale eseguito a mano o a macchina contro salario da un lavoratore, solo o con l’aiuto di membri della famiglia, nella sua abitazione o in un altro locale di sua scelta.
BASE LEGALE
Nel diritto privato il telelavoro non è regolamentato espressamente quindi vengono applicate le norme sul contratto individuale di lavoro (art. 319 CO) e della LL – legge sul lavoro.
Ricordiamo che secondo la LL, il lavoro notturno e domenicale è vietato, pertanto evitate di scrivere o rispondere ad email la notte e la domenica.
SUGGERIMENTI PER REGOLARE IL TELELAVORO
Manca ancora giurisprudenza in merito al telelavoro per questo motivo si consiglia di regolare il telelavoro o nel contratto individuale o in un allegato al contratto o nel regolamento aziendale.
Suggeriamo di definire i seguenti punti:
- specificare se il telelavoro deve essere comunicato o autorizzato dal proprio superiore (ad esempio tramite email) o il lavoratore si può gestire in autonomia
- definire frequenza del telelavoro espresso in numero di giorni o percentuale lavorativa
- definire eventuali giorni in cui non è consentito il telelavoro ad esempio alcune aziende potrebbero vietarlo nei giorni di ponte o il venerdì
- definire il metodo di tracciamento delle ore o dei giorni lavorati da casa
- specificare se l’orario del telelavoro è flessibile e se è obbligatoria “presenza virtuale” in specifiche fasce orarie
- definire l’autorizzazione e la gestione delle ore supplementari e delle ore straordinarie
- specificare il divieto del lavoro notturno e domenicale
- fornire suggerimenti sulla postazione, sull’illuminazione e l’aerazione del locale utilizzato per il telelavoro
- descrivere il processo di risoluzione per problemi tecnici od operativi
- definire la possibilità di utilizzare l’email per scopi privati (consiglio divieto)
- definire le modalità operative, gli strumenti messi a disposizione ed eventuali rimborsi spese
- definire la modalità prevista per l’accesso al sistema aziendale (esempio VPN)
- definire la modalità di trattamento e protezione di dati
- definire le responsabilità dei lavoratori (come ad esempio per il trattamento di file e dati)
- specificare che il lavoro deve essere eseguito personalmente e non da interposte persone
- se viene esposto nel regolamento definire se il telelavoro può essere concesso a tutti o a delle definite categorie di lavoratori (esempio in una fabbrica di produzione gli impiegati possono farlo e gli operai no ma non per questioni discriminatorie ma per problemi logistici o operativi)
- definire la modalità di comunicazione interna (ad esempio un software specifico interno oppure Skype, ecc.)
Consigliamo inoltre di dare una lettura alla pubblicazione della seco Telelavoro a domicilio – Home office (PDF, 2 MB, 20.02.2019)
UTENSILI MATERIALE E SPESE
Su questa tematica la dottrina è divisa. Il datore di lavoro ha l’obbligo di rimborsare tutte le spese derivanti dallo svolgimento dell’attività al lavoratore, ma negli accordi individuali può essere previsto diversamente. Per questo motivo possiamo distinguere due casistiche:
- Il telelavoro è obbligatorio se richiesto dal datore di lavoro perché in azienda non ci sono postazioni o locali adeguati. In questo caso la messa a disposizione del locale del lavoratore e degli strumenti personali deve essere indennizzata
- il telelavoro è facoltativo se richiesto dal lavoratore, ed in azienda esistono postazioni e locali adeguati allo svolgimento dell’attività. In questo caso la messa a disposizione del locale del lavoratore e degli strumenti personali non deve essere indennizzata in quanto non necessaria. Se il lavoratore deve sopportare delle spese supplementari per svolgere il proprio lavoro queste devono essere rimborsate dal datore di lavoro.
PROTEZIONE DATI
Le aziende che trattano informazioni sensibili devono assicurarsi di garantire la protezione di tali dati.
Come sopra riportato consigliamo di collegare i dispositivi in uso agli smart worker tramite VPN e di definire le modalità di trattamento e comunicazione.
TELELAVORO SVOLTO SUL TERRITORIO SVIZZERO
La sede del datore di lavoro è in Svizzera, il dipendente è svizzero o in possesso di permesso C, B o L e svolge parte del lavoro nella sede della ditta e parte del lavoro da casa che si trova in territorio svizzero.
Non ci sono problematiche né di tassazione né di assicurazioni sociali
TELELAVORO SVOLTO SUL TERRITORIO ITALIANO
La sede del datore di lavoro è in Svizzera, il dipendente svolge parte del lavoro nella sede della ditta e parte del lavoro da casa che si trova in territorio Italiano.
I dipendenti con permesso G non sono considerati come residenti fiscali in Svizzera, ma sono assoggettati in Svizzera alle imposte secondo il principio dell’appartenenza economica.
Appartenenza economica = Assoggettamento limitato
Tassazione ed assicurazioni sociali seguono regole diverse:
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TASSAZIONE → Esiste una differenziazione tra frontalieri e frontalieri fiscali
I frontalieri fiscali sono i lavoratori dipendenti che rientrano nell’applicazione dell’Accordo tra la Svizzera e l’Italia del 1974. Tutti i lavoratori, qualsiasi sia la loro nazionalità, titolari di un permesso G oppure cittadini svizzeri domiciliati in un comune italiano in virtù dell’accordo tra la Svizzera e l’Italia sono assoggettati alla trattenuta d’imposta alla fonte per il loro reddito d’attività lucrativa dipendente.
Precisazioni:
- Frontalieri fiscali rientro giornaliero → tassazione 3B dell’imposta alla fonte
- Frontalieri fiscali rientro settimanale → tassazione 3C dell’imposta alla fonte
Tassazione frontaliere fiscale casistica:
- 1 giorno a settimana svolto da casa → sarà esentato da imposizione in Svizzera ma tenuto in considerazione per la determinazione dell’aliquota fiscale.
Il datore di lavoro può (non è un obbligo) scorporare i giorni di lavoro prestati all’estero, inclusi quelli lavorati da casa tramite il telelavoro. Lo scorporo dei giorni di lavoro prestati all’estero può essere effettuato mensilmente, a fine anno o al termine del rapporto di lavoro. Eventuali pagamenti che fanno riferimento ad un periodo diverso (bonus, premi etc.) devono essere allocati in base al periodo di riferimento. Il lavoratore ha la facoltà di richiedere un ricalcolo dell’imposta alla fonte entro il 31 marzo dell’anno successivo
- 4 giorni a settimana svolti in sede → imposti in Svizzera. Nessun obbligo di dichiarazione in Italia del reddito da lavoro dipendente conseguito in Svizzera.
Tassazione frontaliere fuori dalla fascia di confine casistica:
- 1 giorno a settimana svolto da casa → obbligo di riportare nella dichiarazione dei redditi italiana il reddito da lavoro dipendente conseguito in Italia e in Svizzera.
- 4 giorni a settimana svolti in sede → obbligo di riportare nella dichiarazione dei redditi italiana il reddito da lavoro dipendente conseguito in Svizzera. Il dipendente avrà la possibilità di richiedere un credito d’imposta nella dichiarazione dei redditi italiana per l’imposta alla fonte prelevata in Svizzera sul reddito imponibile in Svizzera.
fonte: art. 4-6 Legge sull’imposta federale diretta (LIFD) / art. 5 Legge tributaria (LT)
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ASSICURAZIONI SOCIALI → 1° e 2° Pilastro
Le persone fisiche che esercitano un’attività lavorativa nel territorio dell’UE e in Svizzera e che possiedono la cittadinanza svizzera o di uno Stato dell’UE sono assicurate in conformità della legge e per loro si applica l’accordo con l’UE. I contributi del secondo pilastro seguono i contributi del primo pilastro.
Per i lavoratori domiciliati all’estero il telelavoro non può superare il 25% del tempo.
- Frontaliere residente in Italia, cittadino UE o AELS lavoro svolto in Svizzera, contratto di lavoro locale in Svizzera: una persona che esercita un’attività subordinata o autonoma in uno Stato membro è soggetta alla legislazione di tale Stato membro (eccezione per il lavoratore distaccato art. 12)
- Frontaliere residente in Italia, cittadino UE o AELS parte del lavoro svolto da casa, contratto di lavoro locale in Svizzera: la persona che esercita abitualmente un’attività subordinata in due o più Stati membri → lavoratore dipendente multi-stato soglia del 25%
Di principio, la soglia del 25% è calcolata basandosi su un anno civile, quindi se si considerano 220 giorni lavorativi la soglia è raggiunta con 55 giorni. Se il dipendente svolge 1 giorno a settimana da casa “consuma” ca. 44 giorni. Restano pertanto solamente 10 altri giorni disponibili da svolgere su suolo italiano. Esempi:
- In caso di lavoro a tempo pieno esclusivo per il datore di lavoro in Svizzera
Considerando 5 giorni lavorativi a settimana
1 giorno a settimana lavorato da casa = 1/5 = 20%
2 giorni a settimana lavorati da casa = 2/5 = 40%
1 giorno a settimana lavorato da casa + 1 giorno a settimana lavorato in Germania = 1/5 = 20%
- In caso di lavoro a tempo pieno esclusivo per il datore di lavoro in Svizzera se il dipendente oltreché a lavorare da casa, presta anche alcuni giorni di lavoro sul territorio italiano, questi devono essere inclusi nel conteggio dei giorni svolti in Italia.
Considerando 5 giorni lavorativi a settimana
1 giorno a settimana lavorato da casa + 1 giorno a settimana lavorato in Italia = 2/5 = 40%
fonte: art. 1 cpv. 1 lett. b Legge federale su l’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (LAVS)
fonte: Regolamento(CE) n. 987/2009 (modalità di applicazione del regolamento (CE) n. 883/2004)
Sappiamo che a causa dell’attuale situazione molte aziende stanno utilizzando questa forma di lavoro. Ci è stato comunicato che molto probabilmente le autorità chiuderanno un occhio riguardo quanto detto sopra considerata l’emergenza Covid-19. Noi di Easy Work cercheremo di tenervi il più possibile informati.